Faut-il fournir une carte carburant à ses collaborateurs ?

Dans votre entreprise, certains de vos collaborateurs sont régulièrement en déplacement professionnel ? Ils peuvent avoir besoin de faire un plein d’essence ou de gasoil de temps en temps. Jusqu’à présent, vos salariés utilisaient leur moyen de paiement personnel et demandaient ensuite le remboursement de ces dépenses en établissant une note de frais. 

Mais ce fonctionnement est assez lourd pour votre entreprise et vous vous rendez également compte qu’il peut y avoir des abus. Si vous êtes à la recherche d’une solution pour optimiser les dépenses liées au déplacement des collaborateurs de votre société, nous vous conseillons de vous intéresser à la carte carburant.

Qu’est-ce qu’une carte carburant ?

La carte essence est une carte de paiement qui peut uniquement être utilisée dans un cadre professionnel. Ce sont les entreprises qui fournissent la carte carburant à leurs salariés en déplacement professionnel. Ces derniers peuvent l’utiliser pour faire un plein de carburant, mais elle est également valable lorsqu’il s’agit de prendre en charge des dépenses liées à l’entretien du véhicule. Par exemple, si ce dernier a besoin d’une vidange, il est tout à fait possible d’utiliser sa carte essence pour payer la station-service ou le garagiste. Elle peut enfin être utilisée pour régler les péages autoroutiers et les places de stationnement dans les parkings. 

Son fonctionnement est très simple, car il faut utiliser la carte carburant comme une carte bancaire. Prenons l’exemple du collaborateur d’une entreprise qui se rend dans une station-service pour faire le plein de son véhicule de fonction :

• Il se rend dans une station-service où sa carte est valide ;
• Il renseigne le numéro d’identification de la voiture ou son code chauffeur ;
• Éventuellement, il peut aussi être amené à préciser le kilométrage du véhicule au moment de la transaction ;
• Il tape le code PIN s’il s’agit d’une carte à puce. Si c’est une carte à bande magnétique, il lui suffit de glisser la carte et de signer le reçu.
  
  

Les différentes cartes carburant

Si vous pensez équiper vos salariés avec une carte gasoil ou essence, sachez qu’il existe plusieurs options :

• La carte prépayée est créditée par l’entreprise, ce qui signifie que s’il y a 100 euros dessus, le collaborateur ne pourra pas dépenser 1 centime de plus. Par contre, s’il s’agit d’une carte postpayée, les paiements sont différés : si le salarié dépense 50 euros dans une station-service, l’entreprise devra s’acquitter de cette somme ultérieurement.
• Il est possible d’opter pour une carte carburant multi-enseignes ou pas. Par exemple, si vous choisissez d’équiper vos salariés avec une carte carburant Carrefour, ces derniers ne pourront l’utiliser que dans les stations-essence Carrefour.
• Carte à puce ou carte magnétique, là encore, votre société va devoir choisir quel modèle convient le mieux à ses besoins. 
• Enfin, si à l’origine, ce sont les grands groupes pétroliers comme Shell ou encore Total qui ont développé le concept, il est aujourd’hui possible de se fournir auprès des grandes surfaces comme Carrefour ou Intermarché. Il est également envisageable de se rapprocher de structures indépendantes spécialisées dans l’émission et la gestion des cartes de paiement professionnelles. Enfin, les loueurs de véhicules professionnels proposent aussi ce type de service.

Pourquoi devriez-vous fournir une carte de carburant à vos employés ?

La carte carburant Total présente un certain nombre d’avantages pour l’entreprise :

• La gestion des dépenses liées au carburant est optimisée. En effet, plutôt que de devoir jongler avec une multitude de justificatifs, le service comptabilité se retrouve avec une facture unique et détaillée. 
• La carte essence facilite la maîtrise des coûts et évite les abus. Déjà, l’entreprise a accès à des reportings très précis, ce qui lui permet plus facilement d’identifier si certaines dépenses sont suspectes. Ensuite, l’employeur a tout à fait la possibilité d’encadrer l’utilisation de la carte en mettant en place des restrictions et des plafonds d’achat. 

Pour les salariés, la carte carburant est également avantageuse, car grâce à cette dernière, ils ne sont plus dans l’obligation d’avancer les frais en station-service. Se faire rembourser par son employeur peut prendre du temps : avec la carte essence, tout est pris en charge par l’entreprise.

Quelle carte carburant choisir ?

Pour bien choisir la carte essence que vous allez mettre à la disposition vos collaborateurs, nous vous recommandons de vous baser sur plusieurs critères :

• L’étendue du réseau de stations-service acceptant la carte carburant. 

En général, les cartes proposées par les compagnies pétrolières bénéficient du plus large réseau, car elles se sont mutualisées. Ainsi, si vous proposez une carte carburant Total à vos salariés, ils pourront l’utiliser dans les stations-essence Total, mais également dans leur réseau partenaire (Esso, Shell).

• Le montant des charges liées à la carte gasoil ou essence : à combien est défini le prix à la pompe sur l’ensemble du territoire ? Qu’en est-il des frais d’abonnement et de gestion ? Faut-il procéder à un dépôt de garantie ?
• Si vous ne souhaitez pas que votre entreprise avance des frais, il faudra vous diriger vers une carte postpayée. Ce modèle est moins courant que la carte prépayée, car les enseignes demandent généralement un dépôt de garantie. Mais quand c’est possible, il s’agit d’un véritable atout pour la trésorerie de la société.
• La personnalisation de la carte. Pour mieux contrôler leurs dépenses, les entreprises peuvent avoir la possibilité de paramétrer les cartes diesel ou essence. Il peut ainsi être possible de limiter les jours et heures d’utilisation du service, les carburants consommés, la zone géographique ou encore le montant maximum par transaction.
• Les services liés à l’utilisation de la carte carburant ont aussi une grande importance, mais d’une enseigne à l’autre, ils ne sont pas au même niveau. Par exemple, certaines cartes donnent la possibilité de faire des achats en lien avec l’entretien des véhicules, de payer une place de parking et des frais autoroutiers automatiquement ou encore d’avoir accès à des stages de récupération de points. 

L’avantage de la carte carburant : zéro note de frais

Que vous décidez d’opter pour une carte carburant Total, DKV ou encore Auchan, vos collaborateurs et votre service comptabilité en retireront un avantage de taille : plus besoin d’établir et de contrôler des notes de frais à longueur de journée.

La carte essence permet donc à la fois de limiter les erreurs de gestion et de gagner un temps précieux pour les autres tâches nécessaires au bon fonctionnement comptable des entreprises.