Véhicule personnel utilisé dans un cadre professionnel : comment se faire rembourser ?

Sous quelles conditions les frais de déplacement en voiture sont-ils remboursés, qui prend en charge le défraiement, pour quel montant et sous combien de temps ? Toutes les réponses dans cet article !

Qui paie les indemnités kilométriques de déplacement voiture ?

Les indemnités kilométriques qui incombent aux déplacements professionnels doivent être prises en charge et remboursées par l’employeur, et ce, sous réserve de la présentation par le salarié des notes de frais et justificatifs de paiement correspondants.

Le défraiement dû par l’employeur peut être ainsi versé de deux manières, à savoir :

• sur la base des frais réellement engagés par le salarié lors de son déplacement (on parle de “frais réels”) ;
• sur la base d’une indemnité forfaitaire dont le barème fiscal est publié chaque année par l’État.
  

Barème kilométrique applicable aux automobiles en 2021

Le barème kilométrique publié par l’URSSAF au Journal Officiel en date du 20 février 2021 repose sur deux critères afin d’évaluer le montant des indemnités kilométriques, à savoir la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue.

Concernant la puissance fiscale d’une voiture, celle-ci peut entrer dans les catégories suivantes :

• 3 CV et moins 
• 4 CV 
• 5 CV
• 6 CV
• 7 CV et plus

La distance parcourue, quant à elle, se répartit dans trois niveaux, à savoir :

• moins de 5 000 kilomètres 
• entre 5 001 et 20 000 kilomètres 
• plus de 20 000 kilomètres

Ainsi, la grille de calcul des indemnités kilométriques se présente comme suit:

Bon à savoir : La société peut parfaitement adopter, dans sa convention collective d’entreprise, des conditions d’indemnisation de déplacement plus avantageuses que celles du barème kilométrique.

Le barème kilométrique présenté ci-dessus a pour but de fournir les éléments de calcul du remboursement de plusieurs types de frais inclus dans les frais de déplacement, à savoir :

• les frais de carburant 
• les frais d’assurance
• les frais d’entretien du véhicule 
• les frais de nettoyage
  

Comment se faire payer les frais kilométriques de sa voiture ?

Pour espérer être remboursé, il est nécessaire que le véhicule mis à contribution pour le déplacement et sujet à indemnisation kilométrique appartienne bien au salarié ou à son conjoint.

De plus, il est impératif de fournir les notes de frais et justificatifs correspondants aux déplacements professionnels au plus tôt pour traitement par le service comptable de l’entreprise ou, dans la plupart des PME et TPE, par la direction.

Dans l’optique d’être validées, lesdites notes de frais kilométriques doivent notamment préciser :

• la dénomination sociale de l’entreprise 
• le nom du salarié 
• le type de véhicule utilisé 
• le barème kilométrique en vigueur 
• la date du trajet 
• le lieu de départ du trajet 
• le lieu de destination du trajet 
• le nombre de kilomètres parcourus pour le trajet 
• le relevé du compteur en début et fin de trajet 
• le motif du déplacement 
• le kilométrage total cumulé depuis le début de l’année fiscale 
• le montant total des indemnités kilométriques à verser

À noter : Les déplacements entre domicile du salarié et lieu de travail ne sont pris en charge qu’à condition que le trajet dépasse les 50 km ou qu’il représente plus de 90 minutes de transports en commun. La convention collective d’entreprise peut stipuler certains cas complémentaires de remboursement.

Quand est versée l'aide au transport pour sa voiture ?

Une fois les notes de frais et justificatifs propres à chaque déplacement professionnel fournis par l’employé, c’est au tour de l’entreprise de vérifier la cohérence de chacun de ces documents.

Parce qu’il est important d’éviter toute erreur de saisie voire tentative de fraude, le processus de vérification peut s’avérer chronophage pour l’entreprise, notamment s’il est mené manuellement.

En moyenne, il faut un mois à l’entreprise pour procéder au remboursement des frais de déplacement du salarié ; toutefois, la loi française octroie 5 années de délai aux sociétés pour achever le remboursement des notes de frais. Face au risque de perdre un temps précieux, Jenji propose une solution de gestion des notes de frais pour traiter chaque justificatif en temps réel et bénéficier d’une vision globale des dépenses d’entreprise. Avec l’intégration de Google Maps au sein de votre application, finis les erreurs de calcul, désormais les kilomètres effectivement parcourus sont calculés automatiquement ! Prenant en compte le barème de remboursement, chaque salarié connaît à l'avance combien son employeur doit lui rembourser.