Mettre à disposition une carte affaires : quelques règles administratives à suivre
Avec le développement des cartes de paiement affaires type Revolut, Spendesk ou Mooncard, ces cartes qui permettent aux salariés de ne pas avancer de frais professionnels, certains chefs d'entreprise s'interrogent : est-ce que cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de récupérer les justificatifs de notes de frais ?
Malheureusement, il n'en est rien : payés par l'entreprise ou non, celle-ci reste tenue de justifier auprès de l'URSSAF et de l'administration fiscale les frais engagés.
Les frais professionnels doivent en principe être pris en charge par l'entreprise
En droit du travail, les juges ont posé le principe selon lequel l'employeur doit obligatoirement prendre en charge les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur (Cass. soc., 25 févr. 1998, n° 95-44.096).
En effet, la jurisprudence estime que ces frais ne doivent pas être supportés par le salarié puisqu'ils profitent à l'entreprise et sont pris dans son intérêt.
Le paiement via une carte de paiement d'entreprise ou carte affaires permet à l'employeur de remplir cette obligation : le salarié n'ayant pas avancé les frais, la société n'a pas à lui rembourser.
La question se pose néanmoins : ce faisant, est-ce que l'entreprise a rempli toutes ses obligations ?
Pour pouvoir être exonérés de cotisations sociales, les frais professionnels engagés avec un carte affaires doivent être justifiés
Pris en charge directement par l'employeur ou non, les frais engagés doivent pouvoir être justifiés. En effet, à défaut, l'URSSAF pourrait considérer que le frais pris en charge par l'entreprise via une carte affaires constitue un avantage en nature qui doit être soumis à cotisations sociales.
Par ailleurs, la dépense engagée via une carte affaires doit remplir les conditions posées par l'URSSAF pour constituer un frais professionnel non soumis aux cotisations sociales. À défaut, la société risque un redressement en cas de contrôle URSSAF.
Par exemple, prenons un salarié qui dispose d'une carte de paiement d'entreprise et qui paye son repas avec. Si le repas ne remplit pas les conditions posées par l'administration, par exemple si le salarié n'est pas en déplacement, alors la prise en charge du repas par l'entreprise constitue un avantage en nature nourriture.
En effet, l'URSSAF considère que la qualification de remboursement de frais de repas n'est acquise que si l'employeur est en mesure d'établir l'impossibilité du salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail pour ses repas. A défaut pour l'employeur de pouvoir justifier que ces conditions sont réunies, les indemnités seront considérées comme des compléments de rémunération à soumettre à cotisations et contributions sociales.
Ainsi, l'entreprise qui fournit une carte affaires à son salarié doit s'assurer que ce dernier l'utilise conformément à sa politique de notes de frais interne.
Que faire si le salarié utilise sa carte affaires hors de la politique de dépenses de l'entreprise ?
Si un salarié utilise sa carte de dépense professionnelle pour un usage non conforme à la politique de notes de frais de son employeur, la dépense n'est pas justifiée. Si le salarié avait fait l'avance des frais, elle ne lui aurait pas été remboursée.
Mais alors, comment faire, puisque la dépense a déjà été prise en charge par la société ?
En principe, la dépense devra être retirée de la paie du salarié concerné. Il peut être utile également de lui rappeler la politique de notes de frais interne, et rappeler qu'elle doit être respectée y compris en cas d'usage d'une carte affaires.
Quelles obligations fiscales pour les dépenses réalisées avec une carte affaires ?
Tout d'abord, si la dépense engagée n'était pas justifiée (non prise dans l'intérêt de l'entreprise), elle ne pourra pas être considérée comme un frais professionnel et sera considéré comme un avantage soumis à impôt sur le revenu pour le salarié.
Ensuite, même si la dépense est justifiée et prise dans l'intérêt de l'entreprise, si aucun justificatif n'est fourni, les frais engagés ne peuvent pas être déduits du chiffre d'affaires de la société.
Comment gérer les dépenses réalisées avec une carte affaires ?
En pratique, le mieux est de passer par une solution de gestion de notes de frais en temps réel qui permet à vos collaborateurs, même en cas de paiement via une carte affaires, de prendre en photo leur justificatif, ou de l'uploader s'il s'agit d'un justificatif PDF.
Avec l'archivage à valeur probante, vous permettez même à vos salariés de se libérer du papier. Vous sécurisez votre comptabilité et évitez les redressements URSSAF ou de l'administration fiscale.
Chez Jenji, la configuration des cartes affaires dans l'application se fait très facilement. Le module "Rapprochement bancaire" vous facilitera la gestion des notes de frais dans votre entreprise.
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