Facture : combien de temps la conserver ?

Depuis l’émergence de la dématérialisation des factures et notes de frais, il peut vite devenir complexe de savoir où et combien de temps stocker vos pièces justificatives. Afin de mieux comprendre vos obligations dans ce domaine, voici quelques explications.

Les différentes typologies de factures

Bien que la durée de conservation ainsi que les modalités de stockage de vos factures soient sensiblement similaires peu importe le type de document dont il est question, rappelons toutefois qu’il existe diverses sortes de factures que le fournisseur de biens ou de services est susceptible d’éditer lors d’une prestation.

Facture ordinaire

La facture ordinaire est le document le plus couramment édité lors de toute prestation. C’est elle qui précise la nature des biens et services vendus, leurs quantités respectives ainsi que les taux de TVA et Conditions générales de vente (CGV) associées.

Facture d’acompte

Dans le cas du versement d’un acompte par le client, celui-ci peut faire l’objet d’une facture attitrée.

Bien que les informations relatives aux produits et services ne doivent pas y figurer, la facture d’acompte doit toutefois mentionner :

• la date d’émission de l’acompte ;
• le numéro de facture associée ;
• la TVA associée ;
• les délais de paiement convenus ;
• les parties concernées.

Il est également préférable d’associer le justificatif au devis concerné afin d’optimiser la gestion de votre comptabilité.

Facture de régularisation

Dans le cas où le client de votre société aurait déjà payé une somme dont la valeur s’avère différente du montant effectif de la prestation, la facture de régularisation visera à rétablir cet équilibre.

Ainsi, la facture de régularisation peut aussi bien être en faveur de l’entreprise que du client, selon la différence constatée.

À noter : On trouve couramment ce genre de factures dans les prestations fournies par une entreprise à un particulier (B2C).

Facture rectificative

Aussi appelé facture d’annulation, la facture rectificative vise à corriger une erreur présente au cœur d’un document fiscal déjà édité. Parce qu’il est illégal de modifier une facture déjà rédigée et transmise au client, il est alors nécessaire d’envoyer une facture rectificative en cas de faute.

Ainsi, la facture d’annulation doit toujours préciser le numéro de la facture originale qu’elle vient corriger et remplacer. Ce type de facture peut également être mis à profit lorsque le client renvoie le matériel reçu (prestation de biens) ; dans lequel cas un avoir devra lui être envoyé, et ce, à hauteur du montant de la facture originale.

Facture de clôture

Comme son nom l’indique la facture de clôture vient clore une prestation sur la durée en réglant la différence entre la facture originale et le montant effectif de la prestation constaté après la période stipulée dans le contrat alors résilié.

La facture de clôture doit être éditée et envoyée dans les six semaines après fin du contrat, et tout remboursement dû par l’entreprise doit être honoré dans les 30 jours suivant la résiliation.

Combien de temps conserver ses factures ?

Au même titre que les livres et registres comptables, les factures clients et fournisseurs doivent être conservées durant une période de 10 années.

En ce qui concerne les factures au format numérique cependant, la durée de conservation tombe à seulement 6 ans selon le droit fiscal dont :

• 3 ans sous format électronique obligatoire ;
• 3 ans sous le format souhaité (électronique ou papier).

Passés ces délais, l’administration fiscale n’est plus en droit d’exiger la restitution desdites factures.

Où conserver sa facture ?

Les méthodes de conservation de vos factures dépendent majoritairement de si elles ont été reçues au format papier, ou au format électronique.

Facture dématérialisée

Une facture reçue sous format digital ne peut être convertie et conservée uniquement au format papier qu’au bout de 3 ans, avant quoi l’administration fiscale demeure susceptible d’exiger la réception des factures sous forme numérisée.

Facture papier

À l'inverse, une facture initialement reçue sous format papier peut être directement numérisée et conservée sous format dématérialisé. Autrement dit, la nouvelle norme fiscale est bien le digital, et non plus l’imprimé.

Toutefois, certaines conditions stipulées dans les articles A102 (B-1 et B-2) du Livre des procédures fiscales doivent être respectées, à savoir :

• stocker les données dans un pays fournissant des garanties équivalentes ou supérieures à celles des pays membres de l’UE (assistance administrative et droits d’accès aux données) ;
• déclarer les factures à l’administration fiscale si les factures électroniques sont stockées dans un serveur hors du territoire français.

Non conservation des documents : quelles sanctions ?

Plusieurs sanctions peuvent être imposées aux entreprises ne conservant pas les factures qui lui sont demandées par l’administration fiscale dans la période légale, à savoir :

• une amende de 10 000€ (article 1 734 du Code général des impôts - CGI) ;
• une pénalité de 50% des montants facturés (factures clients) ;
• un rejet de déduction des charges (factures fournisseurs) ;
• un rejet de comptabilité (conservation des documents comptables).

Il est primordial de conserver aussi bien les factures émises par vos fournisseurs que celles envoyées à votre clientèle, et ce, sous les formats et dans la durée correspondants. Dans ce contexte, des outils de stockage numériques comme Jenji Vault peuvent grandement faciliter la gestion de vos pièces comptables.